“AVISO DE PRIVACIDAD” QUE CONVIENEN, POR UNA PARTE Operadora Inmobiliaria Achar, S. de. R.L. de C.V., Operadora Lamartine 619, S. de R.L. de C.V., y Operadora Newton 119, S. de R.L. de C.V. (en lo sucesivo las OPERADORAS) Y, POR LA OTRA PARTE, TODA Y CUALQUIER PERSONA TITULAR DE LA INFORMACIÓN ASENTADA EN LOS FORMATOS, IMPRESOS O ELECTRÓNICOS, (“LOS FORMATOS”) PROVISTOS POR Operadora Inmobiliaria Achar, S. de. R.L. de C.V., Operadora Lamartine 619, S. de R.L. de C.V., y Operadora Newton 119, S. de R.L. de C.V. (OPERADORAS) (EN LO SUCESIVO EL “TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES”). I. DECLARACIONES: (a) Cada una de las OPERADORAS declara: (i) Ser una sociedad constituida conforme a las leyes de la República Mexicana; (ii) tener su domicilio en Río Atoyac 89, Cuauhtémoc, 06500 Ciudad de México, México; Lamartine 619, Polanco, Polanco V Secc, 11550 Ciudad de México, México; Av. Isaac Newton 119, Polanco, Polanco V Secc, 11570 Ciudad de México, México; respectivamente (b) El Titular de los Datos Personales declara bajo protesta de decir verdad: (i) que todos los datos asentados en los FORMATOS son ciertos y exactos; (ii) que ha recibido información a su satisfacción respecto al contenido del presente Aviso de Privacidad y ha comprendido cabalmente y aceptado expresamente sus términos y condiciones y la forma en que las OPERADORAS protegen los datos personales que le son proporcionados; (iii) que tienen capacidad legal suficiente para obligarse bajo los términos y condiciones del presente Aviso de Privacidad. II. OBJETO Y ALCANCE: El presente Aviso de Privacidad tiene por objeto establecer los términos y condiciones en virtud de los cuales las OPERADORAS protegen los datos personales que sus clientes, inquilinos y huéspedes le suministren, para proteger su privacidad y su derecho a la autodeterminación informativa, en términos de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (“LFPDPPP”) y de la regulación administrativa derivada de ésta o relacionada con la misma, con independencia del medio o la forma en que los datos personales sean recolectados y/o tratados. El presente Aviso de Privacidad permite a las OPERADORAS dar cumplimiento a sus obligaciones contractuales, así como las derivadas de la legislación y regulación administrativa en materia de protección de datos personales, en materia mercantil y fiscal. III. Las OPERADORAS se comprometen a observar los principios de licitud, consentimiento, información, calidad, finalidad, lealtad, proporcionalidad y responsabilidad en el tratamiento de sus datos personales, recolecta y trata sus datos personales de forma lícita, sin emplear medios fraudulentos o engaños; el tratamiento de sus datos personales se limita al cumplimiento de los fines previstos en el presente Aviso de Privacidad. En el caso de los datos personales sensibles, las OPERADORAS establecerán las medidas necesarias para limitar su periodo de tratamiento al mínimo indispensable. Las OPERDAORAS se comprometen a cancelar los datos personales proporcionados por usted una vez que hayan dejado de ser necesarios para el cumplimiento de las finalidades previstas en el presente Aviso de Privacidad. Lo anterior, sin menoscabo de conservar aquella información y documentación que se requiera para dar cumplimiento a las obligaciones previstas en el Código de Comercio, en el Código Fiscal de la Federación y demás legislación fiscal, así como en cualquier otra legislación presente o futura aplicable (h) PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD: Con el objeto de dar cumplimiento al presente Aviso de Privacidad, a la “LFPDPPP” y a la regulación administrativa que derive de la misma, las OPERADORAS han establecido el Departamento de Datos Personales de la empresa, el cual tiene, entre otras funciones, dar trámite a las solicitudes que usted formule para hacer valer sus derechos en términos de la LFPDPPP y a los requerimientos del IFAI y demás autoridades competentes. IV. INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN QUE SE RECOLECTA Y TRATA: Las OPERADORAS recolectan y tratan sus datos personales, es decir, aquella información que puede identificarle razonablemente, y que puede constar en diversos documentos. Los datos personales que serán recolectados y tratados pueden ser: nombre y apellidos; domicilio, de trabajo, o fiscal; dirección de correo electrónico; número telefónico fijo y/o de celular; número de tarjeta de crédito y clave de seguridad; clave del Registro Federal de Contribuyentes (RFC). Las OPERADORAS recolectan también datos personales de fuentes de acceso público y de otras fuentes disponibles en el mercado a las que usted pudo haber dado su consentimiento para compartir su información personal. V. FINALIDADES DE LA INFORMACIÓN: Los datos personales descritos en el numeral IV anterior, son recolectados y tratados con la finalidad de: (1) gestionar la información de nuestros huéspedes, clientes y prospectos, para mantener una base de datos actualizada; (2) gestionar las relaciones con nuestros clientes y prospectos, brindando información sobre servicios y actividades contratadas o en proceso de contratación; (3) llevar a cabo la gestión comercial y de servicios de clientes y huéspedes; (4) gestionar la comercialización de servicios basada en el documento de confirmación de reservas y la recepción de depósitos a cuenta; (5) documentar y garantizar la reserva confirmada según las condiciones pactadas;(6) celebrar contratos con el cliente; (7) proveer información al cliente y al huésped en forma clara y visible, sobre las condiciones, políticas y disposiciones para la contratación y el uso de los servicios e instalaciones, así como sobre las prácticas ambientales, los medios de pago, las tarifas por servicios, las modalidades y calendarios, al igual que de cualquier cambio que se produzca en la reserva, posterior a su confirmación, o sobre cualquier circunstancia no habitual en el establecimiento como obras, limitaciones de horarios o servicios, entre otros; (8) gestionar los servicios de alimentos, servicio de habitaciones, limpieza y mantenimiento de las habitaciones, atención telefónica, estacionamiento, entre otros, con base en las políticas previamente definidas y comunicadas a los clientes y huéspedes; (9) gestionar el servicio de paquetería y mensajería para entregas y envíos de paquetes por cuenta del cliente o huésped; (10) gestionar el servicio de cambio de divisas por cuenta y orden de casas de cambio; (11) gestionar los cargos y la cobranza a clientes y huéspedes, vía tarjetas bancarias, créditos y efectivo; (12) elaborar, gestionar, enviar y cobrar facturas o comprobantes fiscales digitales; (13) gestionar el crédito a clientes y huéspedes para el pago de servicios; (14) elaborar y gestionar documentos mercantiles para clientes y huéspedes, en formato impreso o electrónico; (15) gestionar incentivos a clientes y huéspedes; (16) elaborar estadísticas internas que indiquen los servicios y productos más apreciados por los clientes, inquilinos, huéspedes y otros usuarios de los servicios del hotel o residencial; (17) gestionar el ingreso y egreso de los huéspedes y clientes, en base a políticas previamente definidas y comunicadas; (18) monitorear y controlar el acceso físico y lógico a instalaciones y activos del hotel; (19) controlar el acceso de visitas; (20) gestionar la seguridad aplicando las normas legales vigentes necesarias en materia de seguridad, higiene y contingencias, plan de evacuación y emergencias; (21) resguardar los objetos de valor de los huéspedes y clientes; (22) resguardar, destruir, enviar o entregar, según sea el caso, objetos, documentos e instrumentos de pago olvidados por clientes o huéspedes; (23) gestionar el tratamiento y respuesta de quejas o reclamos de los huéspedes y clientes a través de los medios y soportes que les sean facilitados para su presentación; (24) gestionar actos jurídicos con el objeto de resolver las controversias suscitadas entre clientes y/o huéspedes con el hotel; (25) gestionar el pago de indemnizaciones pactadas con las aseguradoras, por cuenta del cliente o huésped; (26) gestionar la satisfacción del cliente a partir de encuestas y del conocimiento de sus necesidades y preferencias, y otras finalidades de naturaleza análoga a las descritas con anterioridad. Asimismo, las OPERADORAS instrumentarán en sus instalaciones cámaras de video-vigilancia para fines de seguridad. Las grabaciones se guardan en un área segura de acceso restringido a gerentes, directivos y, en su caso, a las autoridades competentes. Las grabaciones son rutinariamente destruidas a menos de que sean necesarias para la investigación de un incidente o para algún procedimiento judicial. VI. TRANSFERENCIAS DE DATOS PERSONALES A TERCEROS: Las OPERADORAS no comercializarán sus datos personales con terceros. A efecto de prestarle sus servicios y llevar a cabo los procesos descritos en el numeral V anterior, las OPERADORAS han celebrado diversos acuerdos comerciales con proveedores de productos y servicios, tanto en territorio nacional como en el extranjero, los cuales están obligados, por virtud del contrato correspondiente, a mantener la confidencialidad de los datos personales suministrados por las OPERADORAS y a observar el presente Aviso de Privacidad. En virtud de lo anterior, dichos proveedores no podrán utilizar los datos personales suministrados por las OPERADORAS para ningún otro propósito que no sea el de prestarle los servicios contratados por las OPERADORAS. VII. RETENCIÓN Y SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES: Las OPERDORAS conservan sus datos personales durante el tiempo que sea necesario para procesar sus solicitudes de información, y/o servicios, así como para mantener los registros contables, financieros y de auditoria en términos de la legislación mercantil, fiscal y administrativa vigente. Los datos personales recolectados por las OPERADORAS se encuentran protegidos por medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas adecuadas contra el daño, pérdida, alteración, destrucción o uso, acceso o tratamiento no autorizados, de conformidad con lo dispuesto en la LFPDPPP y de la regulación administrativa derivada de la misma. Todos los datos personales almacenados en formato electrónico, se mantienen en bancos de datos confidenciales y seguros. Las OPERADORAS evalúan sus equipos y procedimientos de seguridad con regularidad y los modifica en caso de que sea necesario. Para evitar el acceso no autorizado o la divulgación indebida de datos personales, y con el objeto de mantener su exactitud, integridad, disponibilidad, y confidencialidad, las OPERADORAS también utilizan procedimientos y controles legales pertinentes en términos de la LFPDPPP y de los que previstos en la regulación administrativa derivada de la Ley. Al procesar datos personales patrimoniales, como su información relacionada con su cuenta bancaria, las OPERADORAS utilizan una variedad de tecnologías y procedimientos diseñados para proteger sus datos personales el uso de usuarios y contraseñas secretas, las herramientas informáticas de cifrado (PGP) para las computadoras portátiles, así como la transferencia de datos FTPS. Tales datos personales son almacenados en sistemas informáticos protegidos con programas contra virus, spyware y otros códigos maliciosos; adicionalmente, utiliza redes protegidas con firewalls, e instalaciones de acceso controlado. VIII. DEPARTAMENTO DE DATOS PERSONALES: Las OPERADORAS ponen a su disposición el correo abajo descrito, que tendrá a la finalidad de recepción, registro y atención de sus solicitudes para ejercer su derecho de acceso, rectificación, cancelación y oposición al tratamiento de sus datos personales, así como para limitar el uso o divulgación de sus datos, y los demás derechos previstos en la LFPDPPP. Para cualquier solicitud, aclaración o comentario relacionada con el presente Aviso de Privacidad sírvase contactar a: Las OPERADORAS, vía correo electrónico a: departamento.comercial@imatsc.com IX. DERECHOS ARCO: Usted tiene derecho a que sus datos personales sean rectificados cuando éstos son inexactos o incompletos. Usted tiene derecho a solicitar en cualquier momento que se supriman sus datos personales, lo cual sucederá una vez que transcurra el periodo de bloqueo. Durante dicho periodo, sus datos personales no serán objeto de tratamiento y transcurrido éste, se procederá con su cancelación en la base de datos correspondiente. Usted tiene en todo momento el derecho a solicitar, siempre que tenga una causa legítima, que las OPERADORAS dejen de tratar sus datos personales. Procedimiento para el ejercicio de los Derechos ARCO: Para ejercer los derechos ARCO, usted o su representante, debe presentar una solicitud de acceso, rectificación, cancelación u oposición con la información y documentación siguiente: (i) el nombre del titular y domicilio u otro medio para comunicarle la respuesta a su solicitud; (ii) los documentos que acrediten su identidad (copia simple en formato impreso o electrónico de su credencial de elector, pasaporte o FM-3) o, en su caso, la representación legal del titular (copia simple en formato impreso o electrónico de la carta poder simple con firma autógrafa del titular, dos testigos y el mandatario y sus correspondientes identificaciones oficiales – credencial de elector, pasaporte o FM-3); (iii) la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los que busca ejercer alguno de los derechos ARCO; y (iv) cualquier otro elemento o documento que facilite la localización de sus datos personales. En el caso de las solicitudes de rectificación de datos personales, usted deberá también indicar las modificaciones a realizarse y aportar la documentación que sustente su petición. Las OPERADORAS le responderán en un plazo máximo de veinte días, contados desde la fecha en que recibió la solicitud de acceso, rectificación, cancelación u oposición, su determinación adoptada, a efecto de que, si resulta procedente, se haga efectiva la misma dentro de los quince días siguientes a la fecha en que se le comunica la respuesta. Tratándose de solicitudes de acceso a datos personales, las OPERADORAS procederán con su entrega previa acreditación de la identidad del solicitante o de su representante legal, según corresponda. Los plazos antes referidos podrán ser ampliados una sola vez por un periodo igual, siempre y cuando así lo justifiquen las circunstancias del caso. La entrega de los datos personales será gratuita, solamente le corresponderá cubrir los gastos justificados de envío o el costo de reproducción en copias u otros formatos. En el caso de que usted reitere su solicitud en un periodo menor a doce meses, deberá cubrir los costos correspondientes en términos de la LFPDPPP, a menos que existan modificaciones sustanciales al aviso de privacidad que motiven nuevas consultas. X. CAMBIOS AL AVISO DE PRIVACIDAD: Las OPERADORAS podrán modificar en cualquier momento el presente Aviso de Privacidad, con el objeto de instrumentar mejoras o incorporar nuevas medidas previstas en la Ley y otras disposiciones normativas, cuestión por la cual se le sugiere revisar con regularidad su contenido. Las actualizaciones serán publicadas en la página de internet. XI. CONSENTIMIENTO: Usted proporciona su consentimiento expreso para la recolección, tratamiento y uso de sus datos personales de conformidad con el presente Aviso de Privacidad al manifestar su voluntad mediante una declaración escrita, electrónica o por cualquier otra tecnología, o al proporcionar voluntariamente la información solicitada. Usted proporciona su consentimiento tácito a este aviso al no objetar su contenido dentro de las siguientes 48 horas siguientes a su publicación en su página de internet. En algunos casos, la LFPDPPP permite que las OPERADORAS recolecten, utilicen y divulguen sus datos personales sin su consentimiento. Si las OPERADORAS obtienen información personal a través de terceros, les requerirá que confirmen que cuentan con el consentimiento correspondiente para la divulgación de sus datos personales. Si usted solicita que las OPERADORAS revoquen su consentimiento, las OPERADORAS tomarán las medidas necesarias para destruir o eliminar los datos personales que haya proporcionado, con las salvedades previstas en la LFPDPPP. Información personal residual puede permanecer en los registros archivados o históricos. Además, las OPERADORAS no permiten destruir información fiscal o contable de las transacciones que puede ser necesaria para mantener o cumplir con las obligaciones legales. Sin embargo, Las OPERADORAS no utilizarán su información personal con otros fines una vez que usted revoca su consentimiento. XII. LEGISLACIÓN APLICABLE: La interpretación y aplicación del presente Aviso de Privacidad se rige por la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, el Código Civil Federal, y las demás leyes y disposiciones reglamentarias y administrativas que resulten aplicables. XIII. VIGENCIA: El presente Aviso de Privacidad tiene vigencia a partir de su fecha de publicación, con la salvedad del numeral IX. Derechos Arco, que comenzará su vigencia a partir del 6 de enero de 2012, según lo previsto en los artículos Tercero y Cuarto Transitorios de la LFPDPPP. XIV. MANIFESTACIÓN DEL CONSENTIMIENTO: El TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES, declara expresamente haber leído el contenido de este Aviso de Privacidad y no tener oposición al mismo.